Expohabitat 2003 | 5 марта - 27 июня 2003 года

Заказчик: Торговый Отдел Посольства Испании в Российской Федерации, Испанский Институт Внешней торговли
Исполнитель: Концепция проекта: испанская сторона (на основе опыта организации предыдущих выставок испанских товаров в других странах), локализация, конкретика исполнения - ДМ-агентство "Имиджлайн-Горячие линии".

Цель:

1. Качественно изменить представления об Испании, позиционировать ее не только как страну пляжного отдыха, но и как динамично развивающееся государство-производитель, заинтересованное в расширении торговых связей с РФ.
2. Привлечь профильных посетителей на международную выставку испанского интерьера в Москве Expohabitat 2003.

Описание:
1 этап: телемаркетинг
Исходный список составлялся на основе открытых источников: телефонных справочников (общих и специализированных по отраслям деятельности), информации Интернет-сайтов, данных об участниках и посетителях прошлых выставок в сфере торговли. Также использовались собственные базы данных call-центра.

Оператор вел разговор от имени представителя Торгового отдела посольства Испании в Москве. В ходе звонка уточнялась информация по вышеупомянутым критериям (сфера деятельности, вид деятельности компании, ФИО и координаты контактного лица, степень заинтересованности в посещении выставки). Также оператор уведомлял, что на адрес компании будет отправлено письмо с более подробной информацией о выставке и анкетой посетителя.

С 16 по 30 мая проводился обзвон крупных компаний г. Москвы, вне зависимости от профиля их деятельности, количество сотрудников в которых превышало 50 человек.

2 этап: адресная рассылка материалов о выставке
Набор материалов для первой рассылки:

1. Красочный буклет с информацией о выставке.
2. Письмо с предложением стать посетителем выставки.
3. Возвратная форма - анкета для регистрации посетителя.
4. Символ выставки - красная гвоздика.

Система фиксации отклика
Получатели адресной рассылки могли отослать заполненную анкету для регистрации посетителей по факсу или через официальный сайт выставки. Кроме того, с 1 апреля по 27 июня (до завершения выставки) работала горячая линия. Целью горячей линии было сделать более удобным взаимодействие организаторов и потенциальных участников, обеспечить своевременное распространение необходимой организационной информации, оперативно отвечать на вопросы заинтересованных посетителей. Также горячая линия была одним из способов обратной связи получателей рассылки: они могли сообщить все данные для анкеты по телефону.

3 этап: адресная рассылка именных приглашений на выставку
Основываясь на результатах откликов, полученных по факсу, электронной почте и в ходе работы горячей линии, была составлена база данных посетителей выставки для адресной рассылки именных приглашений.

Набор материалов для рассылки именных приглашений:

1. Именное приглашение.
2. Письмо с поздравлением зарегистрированному посетителю.
3. Красочный буклет с информацией о выставке.
4. Символ выставки - красная гвоздика.

Результаты:
1 этап.
С помощью телемаркетинга было охвачено 28 637 компаний, из них 73% компаний Москвы и Московской области, 20% - Санкт-Петербурга и 7% - других регионов. Крупные компании (более 50 человек) интересовали организаторов в первую очередь как потенциально крупные покупатели испанской продукции. В ходе телемаркетинга операторы обзвонили 3 581 крупную компанию (количество сотрудников - более 50). Количество операторов, занятых на проекте, составило в общей сложности 52 человека. Ежедневно работало 25 операторов, которые совершали в день порядка 5 000-7 000 звонков.

2 этап.

• VIP-клиентам было разослано с курьерской службой 4 570 коробок с информацией о выставке.
• Было разослано 27 648 заказных писем.

3 этап.

• VIP-клиентам было разослано с курьерской службой 828 футляра с приглашениями.
• Было отправлено 3 570 заказных писем с приглашениями.
• Было разослано с курьерской службой 3 770 писем с приглашениями.

Число заранее подтвердивших свое решение посетить выставку и получивших именные приглашения составило 8 168 человек. Остальные посетители имели возможность приобрести билеты непосредственно на выставке. Согласно анкетных данных тех, кто приобретал билеты на выставке, количество профильных посетителей, получивших информацию о выставке благодаря ДМ-кампании, превысило 15 000 человек.